Dématérialisation des marchés publics

Une démarche de fond

Le programme Hélios de la DGFIP vise a moderniser et simplifier la gestion budgétaire et comptable. Il vient logiquement conclure la chaine de dématérialisation métier du secteur public local. Hélios harmonise les systemes de gestion informatique comptable et financiere dans les collectivités. Ce programme respecte les normes et les standards informatiques actuels qui se généralisent dans les processus administratifs.
OK-HELIOS : un service web sur mesure

OK-HELIOS s'integre naturellement au programme Hélios et permet aux collectivités de télétransmettre les pieces comptables au Trésorier Payeur Général. Le service web OK-HELIOS fluidifie et enrichit les échanges entre les services comptables et les services ordonnateurs. Le dispositif est accessible par une interface web sécurisée de dématérialisation directement connectée aux autres modules de l'administration électronique. Ainsi vous pouvez joindre vos actes et pieces de marchés dématérialisés a vos échanges vers la Trésorerie Générale. Enfin, OK-HELIOS est connecté de façon automatique a la solution d'archivage électronique OK-ARCHIVE pour la conservation légale des actes.

Fonctions métier - émetteur:

• Import de pieces depuis OK-ACTE (plateformes dédiées, plateformes mutualisées, www.controlelegalite.com)
• Import de pieces depuis OK-MARCHE (plateformes dédiées, plateformes mutualisées, www.achat-national.com, www.achat-hopital.com)
• Import de fichiers issus du systeme d'information de la collectivité ou d'applications tiers
• Création de modeles de courrier spécifiques par type de mandat
• Création d'un échange de pieces justificatives entre la collectivité et sa trésorerie
• Envoi d'avis de passage
• Signature des accusés de réception
• Work flow de validation
• Création de listes de diffusion
• Carnet d'adresses
• Lecture pieces jointes
• Gestion de dates de péremption (lecture ou retrait des courriers)
• Relances automatiques
• Relances manuelles
• Recherche multicriteres
• Tableau de bord de suivi des échanges
• Demande d'annulation d'un échange
• Fichier annuel d'extraction des pieces écrit sur CD pour envoi a la cour des comptes
• Génération annuelle d'un .zip des échanges pour envoi au TPG
• Archivage

Fonctions TPG :

• Notification de courrier
• Visualisation des pieces justificatives
• Signature électronique de l'AR
• Réponse facultative au courrier
• Archivage

Fonctions d'administration :

• Gestion des droits
• Gestion des services
• Gestion des profils utilisateurs
• Gestion de criteres libres et personnalisables
• Gestion de modeles de message
• Paramétrage de l'organisme
• Journal des traces d'activités

Fonctions de surveillance a distance :

• Horodatage certifié apposant une date certaine d'évenement ou d'action
• Gestion d'un carnet de contact pour les alertes
• Journalisation des alertes
• Conservation des traces juridiques des documents, des évenements et des actions
• Garantie de l'intégrité des documents dans le temps

Préparation et suivi de vos transmissions a la préfecture

OK-ACTE centralise l'ensemble de vos actes dématérialisés et papier en un point unique pour envoi au contrôle de la légalité. Il integre un circuit de validation paramétrable afin de se plier a votre organisation. Vos documents papiers peuvent etre numérisés afin d'etre également transmis par voie dématérialisée. Il vous est ainsi possible d'avoir une vue générale sur l'ensemble des actes en cours en un point unique.

Intégration native au sein du protocole ACTES

OK-ACTE gere la transposition entre vos nomenclatures de document et celles propres aux préfectures, de façon automatique, tout en permettant une intervention manuelle. Les éléments échangés sont gérés au sein de l'application. Elle integre les accusés de réception et les demandes générées par la préfecture. L'intégration et le support du protocole ACTES sont ainsi complets.

Gestion complete des processus de transmission

OK-ACTE integre la chaîne complete de traitement des actes en incluant la collecte en provenance des applications métier (délibérations, RH, ...). Des connecteurs facilitent l'intégration a l'existant. La gestion de la publication et de l'affichage est également intégrée dans l'application. La transmission aupres des services pour exécution se fait également au sein de l'application. Enfin, OK-ACTE est connecté de façon automatique a la solution d'archivage électronique OK-ARCHIVE pour la conservation légale des actes.

OK-ACTE : Un service web adapté

Le dispositif OK-ACTE est disponible a partir d'une plateforme mutualisée ou dédiée.

• Plateforme mutualisée, vous accédez au service de transmission électronique des actes au travers du portail www.controlelegalite.com et privilégiez la simplicité de déploiement et d'exploitation.
• Plateforme dédiée, vous contractualisez avec Omnikles, la mise en place de votre plateforme dédiée. Vous privilégiez la propriété pour votre communauté.

Le dispositif OK-ACTE est homologué par le ministere de l'intérieur pour la télétransmission des actes a la préfecture.

OK-ACTE est en conformité avec les caractéristiques définies dans le cahier des charges du programme ACTES (aide au contrôle de légalité dématérialisé).

Fonctions métier :

• Création et modification d'acte (papier ou bureautique)
• Signature d'un acte
• Envoi d'acte
• Demande d'annulation d'acte
• Recherche multicriteres
• Suivi des envois
• Contrôle des formats de document (pdf, png, jpg, XML)
• Tableau de bord de suivi des Actes
• Prise en compte des échanges avec la préfecture (lettre d'observation, demande de pieces complémentaires...)
• Import de pieces depuis OK-MARCHE (plateformes dédiées, plateformes mutualisées, www.achat-national.com, www.achat-hopital.com)
• Import d'acte depuis une application tierce
• Transformation fichier texte en PDF
• Saisie rapide en masse des actes
• Workflow de validation
• Demande de codification
• Rendu des A/R sous forme de tampon numérique

Fonctions d'administration :

• Paramétrage de l'organisme
• Gestion des services
• Gestion des droits
• Paramétrage de la trans-codification
• Journal des traces d'activité

Avec OK-ACTE vous disposez d'un outil vous assurant la tracabilité complete des évenements réalisés. De plus, chaque action majeure dont notamment la génération de la preuve de reception et d'acceptation de la part de la préfecture est recevable juridiquement.

Surveillance a distance :

• Horodatage distant apposant une date certaine d'évenement ou d'action
• Gestion d'un carnet de contact pour les alertes
• Journalisation des alertes
• Conservation des traces juridiques des documents, des évenements et des actions
• Garantie de l'intégrité des documents dans le temps

Coffre-fort pour vos documents électroniques

L'usage du traitement dématérialisé de documents est aujourd'hui incontournable (Marchés publics, délibérations, factures, courriers, courriels, bulletins de paye, contrats, résultats d'analyse...). Il nécessite d'etre en capacité de produire, le cas échéant, la preuve irréfutable et intangible de l'existence d'un document nativement électronique, alors que celui-ci n'existe pas, juridiquement parlant, sous forme papier. OK-ARCHIVE répond a ce besoin en intégrant toutes les contraintes légales et technologiques qui s'appliquent a vos processus métiers, et en assurant la pérennité de vos documents a valeur probante.

Authentification, non répudiation et intégrité de vos documents

Conformément au cadre juridique défini par le Législateur, OK-ARCHIVE vous garantit l'authentification de toute personne qui accede a vos documents. Toute action est imputable, dans le temps, a un acteur identifié. Par ailleurs, aucun destinataire ne peut réfuter - ou répudier- la valeur probante de vos documents. Enfin, l'intégrité physique de votre document est garantie par un double systeme d'empreinte qui prouve la conformité du dépôt initial que vous avez effectué, en amont, dans votre coffre fort électronique.

Accessibilité rapide a toutes vos archives

OK-ARCHIVE vous permet de créer et gérer votre propre plan de classement au sein de votre salle des coffres ou d'un coffre fort électronique particulier. En permanence et facilement, l'utilisateur, s'il y est autorisé, peut accéder a ses documents. Il bénéficie, de plus, de criteres de recherche personnalisables.

Fonctions métier :

• Gestion des plans de classement
• Gestion des durées de conservation
• Capture de document unitaire, par API ou par lot
• Criteres d'indexation personnalisables
• Génération et vérification des preuves d'archivage
• Protection contre les destructions et les modifications
• Format d'archivage ouvert et garanti 100% réversible
• Génération de facsimilés certifiés conformes
• Gestion multi-coffre par nature de documents
• Indexation et recherche par mots clés
• Interface simple par web service SOAP
• Pas de limitation dans la taille des documents
• Export des données archivées
• Traçabilité complete de la vie des données

Fonctions d'administration :

• Création de nouveaux coffres
• Gestion des profils utilisateur
• Gestion des profils auditeur
• Opérations d'export de documents (pour archivage secondaire, réversibilité, ...)
• Gestion d'alertes en cas d'interruption lors du déroulement d'un processus
• Gestion les profils administrateur
• Gestion des méta-données utilisateur
• Opérations de purge suivant les classes de durée de vie des documents
• États statistiques sur les ressources consommées/disponibles

Fonctions de surveillance a distance :

• Horodatage distant apposant une date certaine d'évenement ou d'action
• Transfert des traces juridiques régulier paramétrable vers les serveurs Omnikles
• Gestion d'un carnet de contact pour les alertes
• Journalisation des alertes
• Conservation des Traces Juridiques des documents, des évenements et des actions
• Garantie de l'intégrité des documents dans le temps

Processus d'échange des Courriers Recommandés signés

L'application permet d'échanger électroniquement des documents a caractere probant et confidentiel via l'émission de courriers en mode recommandé semblable a 100% aux recommandés papier A/R. Pour prévenir le destinataire, un avis de passage lui est envoyé par e-mail. Celui-ci, apres identification, accede au bureau de poste. Il signe alors l'accusé de réception et consulte le contenu du courrier en question, ainsi que les pieces jointes se trouvant sur la plateforme.

Vos courriers recommandés : les avantages sans les inconvénients

OK-COURRIER offre donc a l'émetteur comme au destinataire une interface, comparable en tout point a celle d'une messagerie électronique, permettant d'assurer la gestion sécurisée des courriers. Vous pouvez ainsi créer des modeles de courriers ou préparer des brouillons. Vos destinataires peuvent etre uniques ou multiples grâce a la création de listes de diffusions. Vos pieces jointes n'étant pas envoyées par mail mais conservées sur la plateforme, vous n'avez pas de limitation quant au nombre et a la taille des documents ou fichiers. OK-COURRIER vous offre aussi la possibilité de gérer la durée de validité d'un courrier ainsi que le paramétrage des relances automatiques sur les courriers recommandés non consultés par le destinataire.

Dans quel cas utiliser OK-COURRIER ?

Vous pouvez utiliser OK-COURRIER pour tous vos documents ou fichiers a caractere confidentiel. Vous envoyez vos contrats, vous vous assurez de la bonne réception de vos propositions commerciales et de leur durée de validité, vous transmettez vos dossiers en toute sécurité ou vos réponses a des demandes de prix. L'application vous permet également de créer des modeles de courrier relatifs a chacun de vos usages.

Fonctions émetteur :

• Création de courrier
• Création de listes de diffusion privée
• Carnet d'adresses
• Envoi d'avis de passage
• Signature des accusés de réception
• Lecture pieces jointes
• Gestion de dates de péremption (lecture ou retrait des courriers)
• Relances automatiques
• Relances manuelles
• Fonction de recherche
• Archivage

Fonctions récepteur :

• Acceptation de courrier
• Rejet de courrier
• Visualisation des pieces jointes
• Répondre a un courrier
• Archivage

Fonctions d'administration :

• Gestion des droits
• Gestion des profils utilisateurs
• Gestion de criteres libres et personnalisables
• Gestion de modeles de message
• Paramétrage de l'organisme
• Journal des traces d'activités

Fonctions de surveillance a distance :

• Horodatage certifié apposant une date certaine d'évenement ou d'action.
• Transfert régulier des traces juridiques et paramétrables vers les serveurs d'Omnikles.
• Conservation des traces juridiques des documents, des évenements et des actions.
• Garantie de l'intégrité des documents dans le temps.
• Gestion d'un carnet de contacts pour les alertes.
• Journalisation des alertes